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教員会議の進め方

 今回は、あまり日本では知られていない教員会議の進め方について説明したい。

 これには一定のパターンがある。普通は会議の前に資料・書類(前の会議の議事録を含む)のほか、以下のような議事目録(Agenda)が送られてくる。その議事目録にそって会議そのものが当日、議長によって運営されるのである。この議事目録、教員会議のほか、その他もろもろの正式な会議でよく見られる一般的なものである。

1. Approval of Agenda 
2. Approval of Minutes 
3. Matters Arising   
4. Reports by Director 
5. Motion on revising Policy XYZ 
6. Other Business    

日本語でいえばそれぞれ

1. 議事目録そのものの承認(多数決)
2. 前の会議の議事録の承認(多数決)
3. その議事録に掲載されている件に関するその後の経過報告
4. 議長報告(ここでは便宜上 Directorによるものとした)
5. 決議案の討論と多数決(便宜上ここでは政策XYZのものとする)
6. その他の事項

となる。

 1から6と会議は流れていき、最後に Motion to adjourn (終了の決議投票)でもって会議終了。1-4、それと6が毎回同じで、5が毎回変わる。もちろん、議題がもっと数多い場合もある。そうなると、この部分がもっと増える。で、そのあとに Other Business となる。

 Motion というのは発議のことで、形式としては誰々さんが move (発議)して、別の人が賛同する。例えばShort氏によって発議されてLong氏によって賛同された段階で正式議題となる。"Moved by Mr. Short, and seconded by Mr. Long"となって初めてany questions? Open for discussion (討論開始)となるわけ。

 そして最後に採決(voting )。その前に討論の結果、発議者が発議を完全撤回(withdrawing the motion)や一次撤回(tabling the motion)したり、あるいは修正したり(amendment)することもある。

 こういうことが逐一、記録されて議事録となる。これが次の会議で承認投票を受ける。上の議題2にあるMinutes というのがそれ。記録が間違えていたりすると、修正となるが、いずれにせよ、長年にわたって正式な会議記録が残ることとなる。

 いうなれば、こういった会議運営の雛型が存在していて、それを前提に会議が毎回運営される。えっ、どれほど時間がかかるか?

 会議の内容にもよるが、学部 (department)やFaculty (departments の集合体)レベルの会議であれば一回1-2時間くらいであろうか。個人的には2時間もつづく会議は「長い会議」の部類。教員の期待としては1-1.5時間ぐらいが妥当な長さ。これは大学や組織によって異なると思われるが、うちの大学ではだいたいそれぐらいである。頻度は学部会議が一ヶ月に一度、Faculty レベルの会議(各学部の長が集まるもの)も一ヶ月に一度というのがうちの大学での相場。

 

 

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テーマ : 教師のお仕事
ジャンル : 学校・教育

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性格は理系クンに限りなく近い文系学者。仕事の合間をぬって魚釣りにいそしみ、カナダの大自然をエンジョイしている。

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